검색어 검토 자료 속 개인정보 의심 문자열의 처리 범위

원문을 볼 사람부터 줄이는 의심 문자열 처리

구글 도움말은 검색어 보고서에 다수의 사용자가 사용해 노출과 클릭이 발생한 검색어의 데이터가 표시된다고 안내합니다. 한 사람만 쓴 드문 검색어는 개인정보 보호 기준에 따라 보고서에서 빠지는 구조여서, 보고서에 특정인을 가리키는 문자열이 오를 일은 드뭅니다. 그래도 전화번호처럼 생긴 숫자열이나 사람 이름과 증상이 함께 붙은 검색어가 보이면, 드물다는 것만으로 그대로 퍼뜨리지 않고 처리 범위를 정합니다.

의심 문자열이 모두 개인정보인 것은 아닙니다. 병원의 대표 전화번호나 의료진의 이름처럼 병원이 스스로 공개한 정보가 검색어에 들어간 경우라면 가릴 까닭이 약합니다. 누구의 정보인지, 병원이 공개한 것인지를 먼저 나누고, 개인정보에 해당하는지는 병원의 개인정보 담당이 정합니다.

도움말은 보고서를 다운로드 버튼으로 내려받을 수 있다고도 안내합니다. 내려받은 파일은 계정 화면과 달리 메일이나 메신저로 쉽게 옮겨지므로, 처리 범위는 계정 안보다 내려받은 파일에서 더 좁게 정합니다. 계정 안의 검색어는 계정 권한을 거둬들이면 더 볼 수 없지만, 한 번 병원 밖으로 나간 파일은 병원이 다시 거둬들일 방법이 마땅치 않습니다.

의심 문자열 처리 표

의심 문자열은 아래 의심 문자열 처리 표의 네 줄 가운데 하나로 나눠 처리합니다.

의심 문자열 처리 표의 셋째 줄에서 증상 낱말을 남기는 까닭은 제외어 판단에 그 낱말이 쓰이기 때문입니다. 병원이 보지 않는 증상이라면 그 낱말을 제외어로 걸고, 보는 증상이라면 남겨 둔 채 이름만 가립니다.

의심 문자열 처리 표의 둘째 줄에서 숫자열의 모양만 남기는 까닭은 같은 모양의 검색이 되풀이되는지를 알아야 하기 때문입니다. 전화번호를 찾는 검색이 자주 광고로 이어진다면, 번호를 알고 싶은 사람이 광고를 누르는 셈이어서 그 흐름을 따로 다룹니다.

의심 문자열을 처리하는 다섯 단계

1. 광고 담당이 검색어 보고서를 내려받을 때 병원이 정한 제한 폴더에만 저장합니다.
2. 광고 담당이 의심 문자열이 있는 줄에 표시를 하고, 의심 문자열 처리 표의 몇째 줄인지 씁니다.
3. 개인정보 담당이 표시된 줄마다 개인정보에 해당하는지와 처리 방식을 정합니다.
4. 광고 담당이 정해진 방식대로 가린 공유본을 만들어 원장과 대행사에 나눕니다.
5. 광고 담당이 제외어 반영을 마친 날 원문 파일을 지우고, 처리 기록표에 지운 날을 남깁니다.

첫째 단계에서 저장할 곳을 정해 두는 까닭은 내려받은 파일이 개인 노트북의 다운로드 폴더나 메신저 대화방에 흩어지면, 나중에 지우려 해도 몇 곳에 남았는지 알 수 없기 때문입니다.

셋째 단계에서 개인정보 담당이 정하는 까닭은 광고 담당이 혼자 정하면 광고에 필요한 쪽으로 기울기 쉽기 때문입니다. 병원에 개인정보 담당이 따로 없다면 원장이 이 일을 맡고, 누가 정했는지를 처리 기록표에 씁니다.

다섯째 단계에서 원문 파일을 지우는 날은 제외어를 반영한 날을 기준으로 정합니다. 원문을 얼마나 두었다가 지울지는 예시이며 병원이 정하고, 그 기간을 처리 기록표 첫 줄에 적어 누구나 같은 기준을 따르게 합니다.

넷째 단계의 공유본은 원문 파일을 복사해 고치지 않고, 필요한 열만 새 파일로 옮겨 만드는 편이 안전합니다. 복사한 파일에서 칸을 지우면 숨겨진 열이나 이전 편집 기록에 원문이 남을 수 있어, 새 파일에 가린 값만 옮기는 쪽이 원문이 섞여 나갈 틈을 줄입니다.

처리 기록표의 다섯 칸

처리의 결과는 아래 처리 기록표의 다섯 칸에 남기되, 기록표에는 의심 문자열의 원문을 쓰지 않습니다.

처리 기록표에 원문을 쓰지 않는 까닭은 기록표 자체가 원문을 옮기는 통로가 되지 않게 하려는 데 있습니다. 어느 줄을 어떻게 처리했는지는 줄 번호와 처리 표의 줄로 남기고, 원문은 제한 폴더의 파일에만 두었다가 지웁니다.

처리 기록표의 공유 칸은 뒤에 공유본이 다시 퍼졌을 때 어디까지 나갔는지를 따라가는 데 쓰입니다. 대행사에 나눈 공유본이 대행사 안의 다른 사람에게 건너갔다면, 그 범위도 대행사에 물어 같은 칸에 남깁니다.

의심 문자열을 다룰 때 어긋나기 쉬운 세 가지

첫째는 원문 파일을 그대로 메신저에 올리는 일입니다. 제외어를 빨리 정하려고 내려받은 파일을 대행사와 함께 쓰는 대화방에 올리면, 그 파일은 대화방에 있는 모든 사람의 기기에 남습니다. 대화방에는 가린 공유본만 올리고, 원문이 필요한 사람은 제한 폴더에서 열게 합니다.

둘째는 가린 공유본에서 제외어 판단에 필요한 낱말까지 지우는 일입니다. 의심스러운 줄을 통째로 지우면 개인정보는 사라지지만, 그 줄이 병원이 보지 않는 증상이나 다른 지역의 검색이었다는 사실도 함께 사라집니다. 그러면 같은 검색이 계속 광고로 이어져도 제외어를 걸 근거가 없어집니다.

셋째는 원문 파일을 지우지 않고 계속 쌓아 두는 일입니다. 달마다 내려받은 파일이 제한 폴더에 쌓이면, 필요한 기간이 지난 원문까지 남아 병원이 지켜야 할 범위가 해마다 넓어집니다. 제외어를 반영한 뒤에는 원문을 지우고, 달라진 제외어 목록만 남겨도 다음 달의 판단에는 충분합니다.

세 가지는 모두 처리 기록표를 채우는 사람이 한 사람으로 정해지지 않았을 때 자주 생깁니다. 광고 담당 한 사람이 내려받기부터 지우기까지를 맡고, 개인정보 담당은 판단 칸만 맡는 식으로 나누면 파일이 어디에 있는지를 한 사람이 끝까지 압니다.

원장이 이 셋을 한 번에 막으려면 처리 기록표의 공유 칸과 삭제 칸을 달마다 한 번 읽는 것으로 충분합니다. 공유 칸에 대화방이 적혀 있거나 삭제 칸이 비어 있는 달이 있다면, 그 달의 처리가 어디서 어긋났는지를 담당에게 묻습니다.

처리 기록표와 제한 폴더의 인계

담당이 바뀔 때는 처리 기록표와 제한 폴더의 접근 권한, 원문을 지우는 기준을 한 묶음으로 넘기고, 전 담당의 접근 권한은 넘긴 날 회수합니다. 새 담당은 제한 폴더에 지울 날이 지난 원문이 남아 있는지부터 가립니다.

가린 뒤에 남은 증상 낱말과 지역 이름은 광고의 제외어를 정하는 데만 쓰이지 않습니다. 사람들이 어떤 말로 병원을 찾는지를 알려 주는 자료여서, 병원 블로그에서 어떤 주제를 먼저 다룰지를 정하는 데도 이어집니다. 그 방법은 블로그 키워드에서 다룹니다.

기준을 그대로 쓰기 어려운 경우