외부 검색광고 도구 계약 종료, 데이터 회수 범위

계정으로 다시 만들 수 없는 것만 회수하는 범위

외부 도구는 광고 계정의 숫자를 가져와 그 위에 병원의 판단을 얹습니다. 계약이 끝나면 숫자는 계정에 남지만, 판단은 도구 안에만 있어 함께 사라질 수 있습니다. 어떤 검색어를 왜 제외했는지, 어떤 규칙이 입찰을 올리고 내렸는지를 모르면 다음 운영자는 같은 판단을 처음부터 다시 해야 합니다. 특히 제외어는 한 번 넣으면 그 검색이 보고서에서 사라지므로, 넣은 까닭을 잃으면 그 제외어가 지금도 맞는지 판단할 근거를 되찾기 어렵습니다.

그래서 회수는 도구가 가진 것을 모두 내려받는 일이 아니라, 도구의 데이터를 계정의 원자료와 한 줄씩 대조해 도구에만 있는 것을 가려내는 일입니다. 대조하지 않고 모두 받으면 계정에도 있는 숫자와 도구가 가공한 숫자가 섞여, 나중에 어느 쪽이 원래 숫자인지 헷갈립니다.

회수와 함께 도구의 자동 실행이 멈췄는지도 확인합니다. 해제한 시각 뒤로 광고 계정의 변경 이력에 도구를 거친 변경이 남지 않는지로 가립니다. 회수를 마쳤는데 도구가 계속 값을 바꾸고 있다면, 회수한 실행 기록이 이미 옛것이 되어 버리기 때문에 두 일을 같은 날 끝냅니다.

도구에만 남는 다섯 가지 데이터

외부 도구에 있는 데이터를 아래 회수 표로 나눕니다.

회수 표의 넷째 줄은 광고 계정의 변경 이력과 짝을 맞춰야 쓸모가 있습니다. 변경 이력에는 무엇이 언제 바뀌었는지만 있고, 도구의 실행 기록에는 왜 바뀌었는지가 있어, 두 기록을 시각으로 맞대면 지난 입찰 변화의 까닭을 되찾을 수 있습니다.

회수 표의 둘째 줄도 같은 까닭으로 원본이 필요합니다. 광고그룹마다 흩어진 제외어는 모아 놓아도 어느 것이 공유 목록에서 한꺼번에 들어간 것인지 가릴 수 없고, 목록을 새 도구나 병원 기록으로 옮길 때 빠뜨리거나 겹치기 쉽습니다. 공유 목록의 원본이 있어야 목록 단위로 고치고 풀 수 있습니다.

회수 범위를 정하고 받는 다섯 단계

1. 원무 담당이 계약 종료일 전에 도구 업체에 회수 표의 다섯 가지를 파일로 달라고 요청하고, 요청한 날을 기록합니다.
2. 광고 담당이 받은 파일을 광고 계정의 원자료와 대조해, 계정에도 있는 것과 도구에만 있는 것을 표시합니다.
3. 원장이 도구에만 있는 것 가운데 병원이 보관할 것과 버릴 것을 정합니다.
4. 원무 담당이 종료일에 도구의 연결 해제를 확인하고, 광고 담당이 해제 시각 뒤 변경 이력에 도구를 거친 변경이 없는지 대조합니다.
5. 광고 담당이 보관하기로 한 파일을 병원이 관리하는 곳에 두고, 회수 목록표에 파일 이름과 받은 날을 씁니다.

첫째 단계를 종료일 전에 하는 까닭은, 계약이 끝나면 도구 화면에 들어가지 못하거나 업체가 데이터를 지우는 기간이 정해져 있을 수 있기 때문입니다. 데이터를 얼마 동안 보관하는지와 내려받을 수 있는 형식은 도구 업체의 약관과 계약서에서 찾아 회수 목록표 맨 위에 씁니다.

둘째 단계의 대조는 파일마다 대표 몇 줄로 합니다. 도구의 제외어 목록에서 몇 줄을 골라 해당 광고그룹에 그 제외어가 실제로 들어 있는지, 실행 기록에서 몇 줄을 골라 같은 시각의 변경 이력에 같은 값이 있는지를 맞대면, 파일이 계정과 맞는지 가늠할 수 있습니다. 맞지 않는 줄이 많다면 파일이 오래된 것이거나 도구가 계정의 값을 모두 반영하지 못한 것일 수 있어, 도구 업체에 파일을 만든 날을 묻고 최신 파일을 다시 요청합니다.

회수 목록표의 네 칸

회수한 데이터는 파일 하나마다 아래 회수 목록표의 네 칸으로 남깁니다.

회수 목록표의 넷째 칸은 비어 있어도 지우지 않습니다. 받지 못한 것이 무엇이었는지 남아 있어야 다음 도구나 대행사와 계약할 때 무엇을 넘겨받는다는 조항을 미리 넣을 수 있습니다. 회수 목록표 둘째 칸에 도구에만 있다고 표시한 것은 병원이 그 데이터를 다시 만들 수 없다는 뜻이므로, 보관 위치를 한 곳 더 마련할지도 원장과 함께 정합니다.

데이터 회수에서 자주 빠뜨리는 것

가장 흔한 것은 보고서 파일만 받고 끝내는 경우입니다. 보고서는 계정에도 있는 숫자를 보기 좋게 정리한 것이어서, 회수 표의 첫째 줄부터 다섯째 줄까지의 판단은 거의 담고 있지 않습니다. 보고서를 받았다고 회수가 끝난 것으로 여기지 않습니다.

공유 제외어 목록을 광고그룹에 들어간 제외어로 대신하는 경우도 있습니다. 광고그룹에 남은 제외어만으로는 어느 것이 공유 목록에서 온 것인지, 왜 넣었는지를 알 수 없어, 다음 운영자가 그 제외어를 풀어도 되는지 판단하지 못합니다.

도구 안에 만들어 둔 검색어 분류의 기준을 받지 않는 경우도 조심합니다. 분류 결과 파일만 있고 어떤 기준으로 나눴는지가 없으면, 새 검색어가 들어왔을 때 같은 방식으로 나눌 수 없습니다. 분류 기준 문서를 결과와 함께 요청합니다.

회수를 계약 종료일 당일로 미루는 경우도 있습니다. 그날은 해제와 확인에 손이 가서 받은 파일을 대조할 시간이 모자라고, 빠진 것을 발견해도 다시 요청하기 어렵습니다. 첫째 단계의 요청은 종료일보다 넉넉히 앞서 합니다.

회수한 데이터의 인계

새 운영자에게는 회수 목록표와 보관 위치, 해제 시각과 그 뒤 변경 이력을 대조한 결과를 한 묶음으로 넘깁니다. 새 운영자는 입찰 규칙과 실험 이력부터 읽어, 지난 운영이 무엇을 기준으로 광고를 움직였는지 알고 나서 자기 방식을 정합니다. 새 방식으로 바꾸는 첫 달에는 지난 규칙이 멈춘 뒤의 숫자 변화를 따로 기록해, 달라진 숫자가 규칙이 멈춘 탓인지 새 방식 탓인지 가를 수 있게 합니다.

외부 도구를 쓰는 대행사와 새로 계약할 때는 회수 표의 다섯 가지를 계약이 끝날 때 넘긴다는 조항을 계약서에 넣습니다. 광고 운영을 외부에 어디까지 맡길지 정하는 기준은 온라인 광고대행에서 다룹니다.

회수 범위를 그대로 쓰기 어려운 경우